دستورالعمل کار در بخش پذيرش

کد سند:
4
کد یکتا:
83
واحد سازمانی:
پذیرش
فرآیند:
فرآیند قبل از انجام آزمایش
زمان ویرایش:
1395/01/24
ویرایش کننده:
مدیر ارشد آزمایشگاه
شماره بازنگری:
1.0
ضمیمه - مرجع:
توضیحات:

متن سند:

1- عنوان: دستورالعمل کار در بخش پذيرش
 
2- اقدامات وابسته:
1-2- دانستن آيين نامه هاي ابلاغ شده در اين خصوص
2-2- آگاهي از آيين نامه هاي داخلي از جمله تخفيفات و غيره
 
3- هدف: پذيرش صحيح درخواست آزمايشات به گونه اي كه از نظر نوع، تعداد، هزينه، تاريخ جوابدهي و موارد قانوني خللي در آن نبوده و بيمار به شيوه اي صحيح آگاهي لازم را براي دادن نمونه اي مناسب به دست آورد.
 
4- موارد کاربرد: اين دستورالعمل در آزمايشگاه تشخيص پزشكي در فرآيند پذيرش كاربرد دارد.
 
5- صلاحیت و شایستگی کاربر:
1-5- داشتن حداقل تحصيلات ديپلم
2-5- سرعت و دقت كافي در مواجهه با مراجعين
3-5- تسلط كامل به اپراتوري كامپيوتر و نيز نسخه خواني و دارا بودن تجربه حداقل شش ماهه در اين فرآيند
4-5- برخورد مناسب و با اخلاق حرفه اي با مراجعين              
5-5- داشتن بيان شيوا و مسلط به برقراري ارتباطي گويا در تفهيم صحيح مراجعين
6-5- گذراندن با موفقيت آموزش هاي عمومي اوليه و نيز آموزش هاي فني لازم در اين خصوص و تاييد توسط مسئول فني
7-5- مورد تاييد مسئول فني در انجام پذيرش، نسخه خواني و ساير فعاليت­هاي مرتبط به صورت عملي
 
6- نمونه:
1-6- درخواست كتبي ( بيمه يا آزاد)
2-6- درخواست شفاهي
3-6- نمونه ارسال شده از بيرون (ساير آزمايشگاه ها، بيمارستان يا منزل)
 
7- تجهیزات، مواد، لوازم و آماده­سازی­های مورد نیاز قبل از انجام کار:
كامپيوتر شامل ( كيس، مانيتور، صفحه‌كليد، موس ) ، پرينتر، صندلي و ميز كار، لوازم‌التحرير، (خودكار، مداد، پاك‌‌كن، تراش لاك غلط‌گير، منگنه و سوزن منگنه، چسب شيشه‌اي، دفاتر، برچسب)، كاغذ سفيد براي يادداشت، جالوله‌اي براي قرار دادن نمونه‌هايي كه از بيرون مي‌آورند.
 
8- نکات ایمنی:
1-8- نمونه‌هايي را كه از بيرون مي‌آورند حتماً در جالوله‌اي قرار دهيد و براي تحويل گرفتن آنها حتماً از دستكش استفاده كنيد.
2-8- روشنايي محيط كار بايد مناسب باشد.
3-8- صفحة محافظ روي صفحة مانيتور قرار دهيد تا نور آن چشم را اذيت نكند.
4-8- ارتفاع صندلي مناسب باشد و كاملاً به ميز كار مسلط باشيد.
5-8- صندلي كار راحت و مناسب باشد و از نظر فني بررسي شود.
6-8- با گردشي كردن كارها از ايستادن و يا نشستن به طور متناوب خودداري كنيد.
7-8-  براي رفع خستگي ساعت صرف چاي و استراحت در نظر گرفته شود.
 
9- مستندات ( سوابق مورد نیاز جهت ردیابی و شناسایی عملکرد):
1-9- سررسيد جهت ثبت وجوه صندوق و باقيمانده هاي روز
 
10- کنترل کیفی قبل از انجام کار و حین کار:
1-10- قبل از انجام كار يك يا چند تست را به صورت رندوم از نظر كد پذيرش و قيمت كنترل كنيد.
2-10- روزانه نسخه‌هاي پذيرش شده را با ليست كل مراجعين بررسي نماييد.
3-10- آمار برگه‌هاي بيمه، با برگه‌هاي تحويل داده شده به مسئول مربوطه را بررسي نماييد.
4-10- آمار برگه‌هاي مخدوش و پي‌گيري و رفع اشكال را بررسي نماييد.
5-10- جمع كل مبالغ دريافتي را با موجودي صندوق كنترل نماييد.
 
11- مراحل اجرایی کار:
1- دريافت درخواست آزمايش: اولين مرحله در پذيرش دريافت درخواست آزمايش است. اين درخواست ممكن است به صورت نسخه توسط پزشك معالج نوشته شده باشد يا اينكه به صورت شفاهي توسط فرد مراجعه كننده بيان شود. و يا طي قراردادي به آزمايشگاه ارسال شود.
1-1- نسخه بيمار به صورت دفترچه يا برگه آزاد مي‌باشد:
1-1-1- برگه بيمه: به هنگام دريافت دفترچه بيمه از بيمار اولين كار، احراز هويت فرد مراجعه كننده است. اين كار با چك كردن عكس روي دفترچه با مشخصات مراجعه كننده صورت مي‌گيرد. سپس برگه آزمايش را در دفترچه پيدا مي‌كنيم. تاريخ اعتبار روي صفحه را چك مي‌كنيم در مورد دفترچه‌هاي تأمين اجتماعي تاريخ اعتبار به صورت دستي نوشته مي‌شود. كه در اين مواقع بايد تاريخ اعتبار نوشته شده با آنچه روي جلد دفترچه درج شده است مطابقت داده شود. سپس تاريخ نسخه را چك مي‌كنيم اين تاريخ يا مطابق همان روز يا روزهاي قبل مي‌باشد. اگر تاريخ نسخه مربوط به روزهاي آينده باشد نسخه رد مي‌شود و اجازه پذيرش اينگونه نسخ را نداريم.
تاريخ نسخه از روز اول همان ماه قابل قبول است و اگر مربوط به ماه قبل باشد فقط 3 روز آخر ماه و آن هم در 3  روز اول ماه قابل قبول است. در مورد تأمين اجتماعي نسخ به مدت يك ماه اعتبار دارند.
نسخه‌هايي كه در دفترچه بيمه نوشته مي‌شوند بايد فاقد خط خوردگي و دو رنگي باشد. اينگونه موارد بايد حتماً توسط پزشك در پشت برگه تأييد شود. تاريخ ويزيت و اعتبار به طور خوانا و صحيح بايد توسط پزشك نوشته شود. در غير اينصورت پزشك بايستي در پشت برگه مهر بزند. در غير اينصورت نسخه رد مي‌شود. تمام نسخ بايد حاوي مهر و امضاي پزشك درخواست كننده باشند. نوع تست درخواستي بايد واضح باشد. اگر تستي ناخوانا بود نسخه را به بيمار برمي‌گردانيم تا توسط پزشك تصحيح شود.
در مورد بيمه روستائيان سه حالت وجود دارد :
الف : توسط پزشك خانوار روستايي نوشته مي‌شود و مهر و امضاء مي‌شود.
ب : پزشك متخصص طرف قرارداد با ارجاع پزشك روستا نسخه را مي‌نويسد اينگونه نسخه‌ها دو تا مهر دارند، يكي مهر پزشك خانواده در بالاي برگه و دومي مهر پزشك متخصص طرف قرارداد بيمه روستايي در بالاي صفحه كد ارجاع نوشته مي‌شود.
نكته: گاهي دكتر متخصص مهر طرف قرارداد بيمه روستايي دارد كه در اين مواقع احتياج به مهر پزشك خانوار و كد ارجاع نمي‌باشد.
ج :‌ پزشك بيمارستان طرف قرارداد مي‌تواند نسخه را بنويسد با اين شرط كه پشت برگه مهر پذيرش زده شود.
اگر نسخه دفترچه بيمه خدمات درماني توسط ماما نوشته شده باشد هم نسخه پاراكلينيك و هم كپي نسخه از دفترچه جدا مي‌شود.
در مورد بيمه سينا : دفترچه‌هايي كه ممهور به مهر بيمه سينا هستند قابل قبول است.
در مورد بيمه دانا : افرادي مشمول اين بيمه مي‌شوند كه علاوه بر دفترچه بيمه، كارت طلايي هم داشته باشند شماره كارت در پشت برگه دفترچه نوشته مي‌شود. شماره دفترچه هم پشت برگه ثبت مي‌شود.
بيمه كميته‌امداد: اين افراد دفترچه بيمه ندارند بلكه درخواست روي برگه‌هاي مخصوص كميته نوشته مي‌شود. اين افراد از روي كارت هاي درماني احراز هويت مي‌شوند و شماره كارت و نام و نام خانوادگي بيمار پشت برگه نوشته مي‌شود اين كارت ها هم بايد تاريخ اعتبار داشته باشند.
در مورد دفترچه‌هاي بيمه ارتش: در پشت برگه بيمه حتماً  آدرس و شماره تلفن بيمار يادداشت مي‌شود.
نكته: براي نوزاد نمي‌توان از دفترچه بيمه مادر استفاده كرد. فقط در مورد نيروهاي مسلح اين كار امكان‌پذير است آن هم با مهر تأييديه كه در پشت صفحه زده مي‌شود.
2-1-1- نسخه‌هاي آزاد: اين نسخه‌ها فقط شامل درخواست آزمايش به طور واضح و خوانا مي‌شوند. داشتن نام و نام خانوادگي بيمار، تاريخ، مهر و امضاي پزشك ضروري بوده  و خط‌‌خوردگي در اين برگه‌ها بلامانع است. اين نسخه‌ها شماره پذيرش مي‌خورند و به شيوه اي منظم در محل پذيرش به مدت يك ماه بايگاني مي‌شوند.
2-1- درخواست هاي شفاهي: اين درخواست ها در صورتي پذيرش مي‌شوند كه كاملاً واضح باشند و به صورت آزاد محاسبه مي‌شوند.
اين درخواست ها شامل آزمايش بارداري (BHCC) ، آزمايش قند خون و چربي هاي خون ( FBS – CHOL – TG ) كامل و كشت‌ادرار  (U/A – U/C) و يا آزمايش انگل (STOOL/E) مي‌باشد. ساير موارد و يا درخواست آزمايش كلي مي بايست است توسط پزشك نوشته شود يا با نظر پزشك آزمايشگاه پذيرش مي‌شود.
3-1- درخواست هايي كه طي قرارداد به آزمايشگاه مي‌آيند: گاهي درخواست آزمايش روي برگه‌هاي چاپي تيك زده مي‌شود. مانند قرارداد  با مركز بهداشت اين برگه‌ها به صورت از قبل توافق شده پذيرش مي‌شوند.
و يا قرارداد با جانبازان: با ارائه كپي كارت جانبازي رايگان مي‌باشد. و هزينه دريافت نمي‌شود و سابقه نوشته مي‌شود. در رابطه با جانبازان و براي مبالغ بالاي 20 هزار تومان ارائه معرفي‌نامه الزامي است.
درمورد سالمندان هم پذيرش با ارائه دفترچه بيمه توسط كارمندان آن مركز صورت مي‌گيرد. اين موارد هم رايگان پذيرش مي‌شود و در سابقه نوشته مي‌شود سالمندان
بررسي توانايي انجام آزمايش:
اين بررسي شامل نوع آزمايش، زمان پاسخگويي و نيز بهاي آزمايش است. هنگام دريافت نسخه از مراجعه كننده، با يك بررسي اجمالي توانايي انجام آزمايش مشخص مي‌شود يعني اين مركز قادر به پاسخگويي و انجام آزمايشات بيمار هست يا نه.
اگر آزمايشات بيمار به نحوي باشد كه احتياج به ارسال داشته باشد يا زمان بيشتري براي انجام آزمايش لازم باشد يا هزينه آن بالا باشد حتماً قبل از پذيرش بيمار بايد مطلع شود. در بعضي مواقع زمان براي بيمار اهميت خاصي دارد اگر امكان داشته باشد با اپراتور مشورت مي‌كنيم و آزمايش را به صورت اورژانسي پذيرش مي‌كنيم.
2- انجام عمليات پذيرش:
11-1 : روشن کردن کیس ، مانیتور کامپیوتر و پرینتر.
11-2 : با 2 بار کلیک کردن روی Server و بعد وارد برنامه آزمایشگاه می شویم.
11-3 : تایپ کد رمز و نام شخص کاربر.
11-4 : وارد برنامه پذیرش شده.
11-5 : با زدن دکمه  یا آیکون بیمار جدید از نوار بالای صفحه ، صفحه جدید باز می­شود.
چنانچه در اول ماه باشیم با رفتن در آماده سازی و تغییر شماره سریال با حروف بزرگ حرف اول ماه را تغییر می­دهیم.
11-6 : با دریافت برگه جدید و مطابقت عکس با بیمار و همچنین چک کردن تاریخ اعتبار و ویزیت و دریافت شماره تلفن و آدرس بیمار، در پشت برگه جزء مرحله اول پذیرش می­باشد.
اگر برگه آزاد باشد با کارت شناسایی مطابقت داده می­شود.
11-7 : در بخش اول پذیرش نام، شهرت، شماره تلفن، سن بیمار و جنسیت مشخص می­شود.
11-8 : در بخش دوم نام پزشک، نظام پزشکی و تاریخ گزارش زده می شود.
11-9 : در بخش سوم ( در گوشه سمت راست ) : نوع بیمه دفترچه، شماره سریال، تاریخ ویزیت، تاریخ اعتبار، شماره صفحه وارد         می­شود.
11-10 : در بخش چهارم (در گوشه سمت چپ): تست ها مطابق با برگه نسخه وارد می­کنیم.
11-11 : با زدن دگمه  قبض برای بیمار چاپ می­شود.
11-12 : شماره بیمار و نام بیمار در گوشه سمت راست در بالا باید نوشته شود که با شماره قبض یکی باشد.
11-13 : دکمه­ های  ( مریض قبلی)،  مریض بعدی را مشخص می­کند. البته در نوار بالای کامپیوتر به صورت اختصار یک راهنمای جامع برای کاربر وجود دارد.
11-14 : با زدن آیکون جستجو می توان بر اساس نام، شهرت و نام پزشک سابقه بیمار را بررسی کرد.
11-15 : بعد از دریافت وجه قبض از بیمار برگه وارد اتاق نمونه برداری می شود.
11-15-1 : بعد از اتمام کار پذیرش پشت برگه های نسخه باید تست ها به صورت ستونی و مجزا ( بخش بیوشیمی و هاتولوژی و هورمون و ... ) نوشته شود تا وارد کردن جواب ها بر روی آن بدون ایجاد خطا صورت گیرد.
11-15-2 : بعد از اتمام کار پذیرش پذیرشگر باید برای کادر فنی ورک لیست بگیرد. برای این منظور از شماره اول پذیرش به گرفتن ورک  ليست اقدام می نمائیم.
11-15-3 : برای گرفتن ورك لیست : وارد بخش برگه کار بخش­ها شده، بعد بخش مورد نظر مثلاً هاتولوژی یا بیوشیمی یا هورمون، ادرار، سرولوژی و ... را انتخاب نموده روی آن یک بار کلیک چپ کرده خود تست ها می آید باید گزینه چاپ را کلیک نمائیم.
11-15-4 : چنانچه بخواهیم به صورت تیک تست مانند ، Na , k ، Ferritin ، Beta و ... ورک ليست بگیریم، بعد از وارد شدن در بخش برگه کار بخش­ها و انتخاب بخش مورد نظر روی گزینه تست کلیک کرده تست مورد نظر را کلیک کرده بعد چاپ را کلیک می کنیم.
11-15-5 : وارد کردن تاریخچه بیماری بیماران : در هر یک از ورک ليست ها سوابق بیماری بیماران رو به روی نام و کد آن نوشته می شود که در صورت صلاحدید مسئول فني آزمایشگاه آزمایش مورد نظر تکرار یا بررسی بیشتر گردد.
11-15-6 : پیگیری سؤالات کادر فنی: چنانچه سرم یا خونی داشته باشیم که در ورک لیست کد آن را نداریم که اغلب بیماران خون نداده روزهای قبل می باشند که شرایط آزمایش اعم از ناشتایی، رعایت رژیم غذایی مخصوص ( مثلاً براي OB) و یا رعایت اصولی قبل از آزمایش مثلاً براي prolactin ... را رعایت نکرده اند امروز با داشتن شرایط در آزمایشگاه حضور یافته و نمونه داده اند. در این زمان از وظایف پذیرشگر می باشد که تست های مربوطه به بیمار را از کامپیوتر بیرون آورده و وارد تمام ورک لیست ها نماید تا چیزی از قلم نیفتد.
11-15-7 : در پایان کار پذیرشگر برگه های پشت نویسی شده را به بخش جوابدهی تحویل می دهد. و باید اطمینان حاصل کند که در تمام بخش ها ورک لیست ها به صورت جامع مطابق با نمونه بیماران وجود دارد تا کادر فنی با اطمینان کافی از صحت ورک ليست ها به کار خود بپردازد .
11-15-8 : با کلیک کردن روي  x   از برنامه پذیرش خارج شده همچنین گزینه خروج در گوشه سمت چپ در بالا را زده تا کاربر از نام و کد خود خارج شود.
اگر بيمار هنگام مراجعه شرايط لازم براي نمونه‌گيري را نداشت فقط نوبت داده مي‌شود. نوبت‌دهي شامل پذيرش، گرفتن هزينه و دادن قبض به بيمار است و همچنين راهنمايي براي داشتن شرايط لازم براي نمونه‌گيري.
اين گونه موارد در برگه يادداشت نوشته مي‌شود و بعداً در ليست كل و ليست‌هاي بخش‌ها روبروي شماره بيمار نوشته مي شود " نمونه نداده ".
اگر بيمار دو نسخه با مهر و امضاي دو پزشك داشته باشد اين دو مورد را در دو فايل پذيرش مي‌كنيم البته موارد مشترك يكبار پذيرش مي‌شود.
اگر بيمار درخواست كارت خون عكسدار يا بدون عكس داشته باشد در پذيرش ثبت مي‌شود و در صورت عكسدار بودن كارت، عكس دريافت مي‌شود. اين عكس همراه ليست گروه خون تحويل بخش صدور كارت خون مي‌گردد.
اگر بيمار D.Dimer يا تروپونين و يا ساير موارد اورژانسي طبق نظر پزشك معالج و درخواست وي داشت خارج از نوبت پذيرش مي‌شوند و با هماهنگي با اپراتور مربوطه ساعت جواب را به بيمار اطلاع مي‌دهيم.


 




ادامه دارد ...

فرهیخته آزمایشگاهی گرامی:

با سلام و درود

احتراما با تشکر از بازدید  شما از نسخه دموی نرم افزار استانداردسازی و کنترل کیفیت    NextLab 

معروض میدارد امکان رویت متن کامل مستندات فقط در لینک های زیر میسر است

و دسترسی به متن کامل سایر مستندات فقط در نسخه اصلی امکان پذیر است

دستورالعمل مدیریت پسماندها

دستورالعمل کاربری دستگاه سل کانتر

دستورالعمل روش انجام آزمایش CBC

شرح وظايف کارکنان نظافت، شستشو و استرلیزاسیون

روش اجرانی ممیزی داخلی

دستورالعمل آماده سازي و اطلاع رساني بيماران جهت نمونه گيري صحيح


با سپاس از بذل توجه شما


نرم افزار مستندات، استانداردسازی و کنترل کیفیت نِکست لَب [ www.NextLab.ir ]